Hva er det som gjør pilotprosjekter av velferdsteknologi så utfordrene?

Som en del av min masteroppgave ved NTNUs Entreprenørskole våren 2017 benyttet jeg kvalitative metoder for å lære mer om hva som var utfordringene og suksesskriteriene for gjennomføringen av pilotprosjekter innen velferdsteknologi. Jeg snakket med aktører fra seks forskjellige pilotprosjekter, og fikk lære om erfaringer fra både kommune og leverandør i hvert prosjekt.

PILOTSYKEN

En utfordring flere av respondentene blant leverandørene trakk frem var det at de opplevde at de måtte gjennomføre samme pilotprosjekt flere ganger med ulike kommuner, noe som er svært ressurskrevende. Kommunene på sin side opplevde at flere leverandører ikke hadde nok innsikt i hvordan hverdagen deres fungerte, og at leverandørene ikke forstod at ulike kommuner hadde ulike behov. 

Pilotprosjekter kan ha stor nytteverdi om de oppnår et konkret mål, som for eksempel ferdigstillelse av teknologi, eller som første ledd i en anskaffelsesprosess. Det er derimot viktig at man blir flinkere til å prioritere prosjekter som gir gjensidig gevinst for både kommune og leverandør, og at disse prosjektene blir gjennomført skikkelig. Vi må også bli flinkere til å lære av hverandres pilotprosjekter:

FUNN

• Planlegging: Halvparten av respondentene svarte at om de skulle gjort noe annerledes ville det vært å bruke mer tid på å planlegge prosjektet. Flere av leverandørene opplevde også at de ikke hadde vært involvert i planleggingen i det hele tatt. 

• Sprikende forventninger: Flere respondenter opplevde at det hadde vært ulike forventninger til hva som var målet med prosjektet. Det kunne være at leverandøren ikke leverte på det tekniske nivået kommunen hadde forventet, eller at leverandøren hadde forventninger til en anskaffelse ved endt prosjekt.

• Teknologiske utfordringer: Samtlige prosjekter opplevde tekniske utfordringer underveis, men det hadde svært forskjellig innvirkning på prosjektets fremgang. Kommunikasjon fra leverandøren ble trukket fram som et viktig suksesskriterium i slike situasjoner.  

• Manglende ressurser: Flere av respondentene ønsket i etterkant at de hadde satt av flere menneskelige ressurser til å lede prosjektet. Det ble også trukket frem at det var viktig å involvere IKT avdelingen så tidlig som mulig. 

• Kommunikasjon: Det ble trukket frem som en suksessfaktor i flere av prosjektene at det hadde vært en tett og uformell dialog, og hvor viktig det var å sette av tid til fysiske møter. 

• Involvering av sluttbrukere: I flere av prosjektene savnet leverandøren å kunne ha en tettere dialog med sluttbrukerne av teknologien underveis, og ikke bare prosjektansvarlig i kommunen. 

• Opplæring: I flere prosjekt ble det trukket fram at opplæringen var svært viktig, selv om teknologien var enkel å bruke. Opplæringen handlet vel så mye som å motivere til bruk av teknologien. 

• Videreføring: Det manglet en konkret plan for videreføring av prosjektet hos de aller fleste pilotprosjektene som ble intervjuet. Dette førte til at prosessen virket rotete for noen, og i noen av prosjektene fortsatte bare leverandøren å levere teknologien uten at prosjektet noen gang ble avsluttet. Det ble også trukket frem at de ansvarlige for prosjektet fra kommunen sin side ikke nødvendigvis ble involvert i en eventuell anskaffelsesprosess.

ANBEFALINGER

• Samarbeid: For at begge parter skal få en god opplevelse av prosjektet er det viktig å samarbeide om planleggingen. Begge parter kan ha verdifull erfaring og innsikt som det er verdt å ta med seg.

• Forventningsavklaring: Som en del av planleggingsarbeidet vil det være viktig at partene sammen går igjennom hva som er målet med prosjektet for begge parter. Dette vil gjøre det lettere å vurdere hvilke ressurser og aktiviteter som må legges ned i prosjektet for at det skal kunne regnes som en suksess. 

• Vær åpne om utfordringer: Ærlig dialog fra leverandøren ble trukket fram som en viktig suksessfaktor i de prosjektene som opplevde tekniske utfordringer. Om leverandøren er åpen om utfordringene og hva som gjøres for å løse dem bygges tillit til kommunen. 

• Involver flere: Det er sårbart å være avhengig av ildsjeler for å drive prosjektene fremover. Sørg for at det er nok menneskelige ressurser tilgjengelig for å drive prosjektet fremover, og at det er frikjøpt nok tid til å gjøre jobben som trengs. Involver IKT avdelingen eller andre viktige avdelinger så tidlig som mulig.

• Tett dialog: Ved å holde en tett og uformell dialog sikrer man optimal læring og godt samarbeid underveis i prosjektet. Dette blir lettere å gjennomføre om det settes av tid til enkelte fysiske møter. 

• Lær mest mulig av sluttbrukere: Det er hos sluttbrukerne av teknologien den viktige foregår. Få med representanter fra sluttbrukerne allerede i planleggingsfasen. Sørg for at både leverandør og kommune får tilgang til den viktige læringen man får fra disse testpersonene underveis. 

• Prioriter opplæring: Sørg for å sette av god tid til opplæring. Det er viktig å bruke denne tiden for å skape trygghet og motivere sluttbrukerne av teknologien. Det er også mange tilbakemeldinger man kan få allerede under opplæring. 

• Legg en plan for videreføring: Det bør foreligge en konkret plan for videreføring av prosjektet, og en eventuell anskaffelse. Om pilotprosjektet skal bidra til faktisk læring bør også involverte parter i prosjektet involveres i en senere anskaffelsesprosess.

KONKLUSJON

Basert på funnene i oppgaven vil jeg trekke frem tre viktige punkter for gjennomføring av pilotprosjekter: likeverd mellom partene, involvering av sluttbruker og kontinuitet i prosjektet. Med likeverd mellom parter menes at man må gå bort fra et kunde-leverandør forhold i pilotprosjektene. Leverandøren må kunne involveres som en likeverdig part i planlegging og gjennomføring av prosjektet. Det er også svært viktig at sluttbrukere blir tatt med under hele prosessen for å sikre at man lærer mest mulig av de som faktisk skal bruke teknologien. Avslutningsvis er det viktig at de menneskelige ressursene som har bidratt underveis i prosjektet blir hørt også i en anskaffelsesprosess, da de har det beste grunnlaget for å vurdere teknologien som har blitt utprøvd. Setter vi mer fokus på dette kan vi komme et steg nærmere en kur mot pilotsyken.

Skrevet av: Line Federley Kirkemo